Datenschutzerklärung

Entwurf – juristische Prüfung erforderlich. Dieser Text wurde von Infinity Media als Entwurf vorbereitet und stellt keine Rechtsberatung dar. Version: [Vor der Veröffentlichung zu ergänzen: Versionsdatum der freigegebenen Fassung (JJJJ-MM-TT, identisch mit text_version der Einwilligungen)] · Stand des Entwurfs: 04.10.2026

Änderung vom 10.10.2026 (PRA-017, Entwurf): neuer Abschnitt 4.15 «Mobile App und Push-Mitteilungen»; ergänzt in den Abschnitten 2, 3, 6, 7, 8, 9, 10 und 13. Juristische Freigabe offen.

Wir bearbeiten Personendaten nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und der Datenschutzverordnung (DSV). Soweit die Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) auf einzelne Bearbeitungen anwendbar ist, insbesondere bei Kundinnen und Kunden mit Wohnsitz in Deutschland, Frankreich oder Italien, halten wir auch deren Vorgaben ein.

1. Verantwortliche Stelle und Kontakt

Verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebenen Bearbeitungen ist:

[Vor der Veröffentlichung zu ergänzen: Firma gemäss Handelsregister], [Vor der Veröffentlichung zu ergänzen: Rechtsform]
[Vor der Veröffentlichung zu ergänzen: Strasse und Hausnummer], [Vor der Veröffentlichung zu ergänzen: PLZ und Ort], Schweiz
E-Mail: [Vor der Veröffentlichung zu ergänzen: E-Mail-Adresse für Datenschutzanfragen]
Telefon: [Vor der Veröffentlichung zu ergänzen: Telefonnummer]

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte (Abschnitt 11) wenden Sie sich bitte an die genannte E-Mail-Adresse. «Profinio» ist [Vor der Veröffentlichung zu ergänzen: eigene Firma oder Marke der genannten Firma].

2. Begriffe und Geltungsbereich

Personendaten sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Besonders schützenswerte Personendaten sind unter anderem Angaben über die Gesundheit; solche Angaben können in Versicherungsunterlagen enthalten sein (zum Beispiel Krankenkassenmodell, Zusatzversicherungen, Leistungsabrechnungen). Bearbeiten umfasst jeden Umgang mit Personendaten, etwa Erheben, Speichern, Verwenden, Bekanntgeben und Löschen.

Diese Erklärung gilt für:

• die öffentliche Website profinio.swiss (auch erreichbar über profinio.ch und profinio.it) mit Kontaktformular,
• das Kundenportal, in dem Sie Ihr Profil erfassen, Dokumente hochladen, Ihre Versicherungen erfassen und mit Ihrer Beraterin oder Ihrem Berater Nachrichten austauschen,
• die Beratungssoftware (CRM), mit der unsere Mitarbeitenden Ihre Anliegen bearbeiten,
• die App für iPhone (iOS) und Android, mit der Sie das Kundenportal auf Ihrem Mobiltelefon nutzen (Abschnitt 4.15),
• E-Mails und Benachrichtigungen, die diese Systeme versenden.

Für Websites Dritter, auf die wir verlinken, gilt diese Erklärung nicht.

3. Grundsätze und Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten Personendaten nur rechtmässig, nach Treu und Glauben, verhältnismässig und zu den Zwecken, die bei der Erhebung angegeben oder aus den Umständen ersichtlich sind. Wir erheben nur Angaben, die für die Beratung tatsächlich benötigt werden (Datenminimierung), und wir bearbeiten Ihre Daten so lange, wie es für den Zweck oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist (Abschnitt 9).

Nach dem DSG bedarf die Bearbeitung von Personendaten durch private Unternehmen keiner besonderen Rechtsgrundlage, solange die gesetzlichen Grundsätze eingehalten werden. Für die Bearbeitung besonders schützenswerter Personendaten, die wir im Rahmen der Beratung von Ihnen erhalten, holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 7 DSG). Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir unsere Bearbeitungen auf folgende Grundlagen:

• Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Konto, Nutzung der App, Kundenprofil, Beratung, Dokumente, Nachrichten, Benachrichtigungen.
• Ausdrückliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO): besonders schützenswerte Daten, insbesondere Gesundheitsangaben in Versicherungsunterlagen; Weitergabe an Versicherer oder Partner; Marketing, sofern angeboten.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Push-Mitteilungen der App (Abschnitt 4.15).
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Sicherheit, Protokollierung, Missbrauchsabwehr, Backups, Beantwortung von Kontaktanfragen.
• Gesetzliche Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Aufbewahrungspflichten, Pflichten aus der Versicherungsaufsicht, Auskunftspflichten gegenüber Behörden.

Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Abschnitt 11).

4. Bearbeitungen im Einzelnen

4.1 Besuch der Website

Beim Aufruf von profinio.swiss verarbeitet unser Webserver die technisch notwendigen Verbindungsdaten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browsertyp und die zuvor besuchte Seite (Referrer), soweit Ihr Browser diese übermittelt. Diese Angaben dienen ausschliesslich der Auslieferung der Seiten, der Sicherheit und der Fehlersuche. Sie werden nicht mit anderen Daten verknüpft und nicht zur Analyse Ihres Verhaltens verwendet. Aufbewahrung der Server-Protokolle: [Vor der Veröffentlichung zu ergänzen: Aufbewahrungsdauer der Webserver-Logs (technisch zu bestätigen, Vorschlag höchstens 30 Tage)].

Die Website verwendet keine Cookies, keine Analyse- und keine Tracking-Werkzeuge. Schriften, Bilder und alle übrigen Ressourcen werden von unserem eigenen Server ausgeliefert; beim Besuch der Website werden keine Daten an Dritte übertragen. Zur Sprachwahl speichert Ihr Browser höchstens eine lokale Einstellung (Abschnitt 6).

4.2 Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular eine Anfrage senden, bearbeiten wir die Angaben, die Sie eingeben: Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und Firma, das gewählte Thema (zum Beispiel Versicherungen, Steuern, Vorsorge, Zuzug, Grenzgänger, Unternehmen), Ihre Nachricht, die gewählte Sprache sowie den Zeitpunkt und die Fassung Ihrer Einwilligung zur Kontaktaufnahme. Bitte tragen Sie in das Nachrichtenfeld keine Gesundheitsangaben oder Angaben über Dritte ein; solche Details besprechen wir mit Ihnen im persönlichen Gespräch oder im gesicherten Kundenportal.

Zweck: Beantwortung Ihrer Anfrage und Zuweisung an eine zuständige Beraterin oder einen zuständigen Berater. Zugriff: zuständige Beraterin oder Berater, Teamleitung und Administration. Aufbewahrung: Anfragen ohne anschliessende Beratung löschen wir nach 6 Monaten; führt die Anfrage zu einem Beratungsverhältnis, übernehmen wir die Angaben in Ihr Kundendossier.

Schutz vor Missbrauch: Das Formular enthält ein unsichtbares Kontrollfeld, das automatisierte Eingaben erkennt, ohne Daten an Dritte zu übertragen.

4.3 Registrierung und Konto im Kundenportal

Zur Eröffnung eines Kontos erfassen wir Ihre E-Mail-Adresse, ein von Ihnen gewähltes Passwort (nur als kryptografischer Hash gespeichert) und Ihre bevorzugte Sprache. Wir senden Ihnen eine E-Mail zur Bestätigung Ihrer Adresse; erst nach der Bestätigung wird Ihr Kundendossier angelegt und unsere Administration über die neue Registrierung informiert (ohne Namen, nur mit Ihrer Kundennummer). Beim Login verarbeiten wir Zeitpunkt und technische Sitzungsdaten, um Ihr Konto zu schützen.

Zweck: Zugang zum Kundenportal, Schutz Ihres Kontos. Aufbewahrung: bis zur Löschung des Kontos; Anmeldeprotokolle 12 Monate.

4.4 Onboarding und Kundenprofil

Damit wir Sie beraten und Ihnen die passende Beraterin oder den passenden Berater zuweisen können, erfassen Sie im Kundenportal Angaben zu Ihrer Person und Ihrer Situation. Wir fragen nur, was für die Beratung benötigt wird:

• Identität und Kontakt: Vorname, Name, Geburtsdatum, optional Geschlecht, Adresse, Kanton, Land, Telefon, Kontakt-E-Mail, bevorzugte Sprache und bevorzugter Kontaktweg.
• Lebenssituation: Nationalität, Aufenthaltsstatus (zum Beispiel Schweizer Staatsangehörigkeit, Bewilligung B, C oder G), Zivilstand, Anzahl Kinder.
• Beruf und Finanzen: Erwerbsart, Arbeitgeber, Beruf, optional Einkommen (nur, wenn es für Steuer- oder Vorsorgefragen benötigt wird).
• Anliegen: gewünschte Leistungen, Beschreibung Ihres Anliegens, Dringlichkeit, Kundenart (privat oder Unternehmen).

In ihrer Gesamtheit ergeben diese Angaben ein Bild Ihrer persönlichen und finanziellen Situation. Wir verwenden es ausschliesslich für Ihre persönliche Beratung durch Menschen; eine automatisierte Bewertung findet nicht statt (Abschnitt 12). Sie können optionale Angaben weglassen und Ihre Angaben im Portal jederzeit berichtigen.

Zweck: Vorbereitung und Durchführung der Beratung, Zuweisung der zuständigen Beraterin oder des zuständigen Beraters. Rechtsgrundlage: Vertrag; für besonders schützenswerte Angaben Ihre ausdrückliche Einwilligung. Zugriff: Ihre zuständige Beraterin oder Ihr zuständiger Berater, deren Stellvertretung, die zuständige Teamleitung und die Administration. Aufbewahrung: Dauer des Beratungsverhältnisses und anschliessend [Vor der Veröffentlichung zu ergänzen: gesetzliche Aufbewahrungsfrist (Vorschlag: 10 Jahre nach Ende des Mandats, Art. 958f OR)].

4.5 Beratung und Fallbearbeitung (CRM)

Unsere Mitarbeitenden führen zu Ihren Anliegen Fälle (zum Beispiel Steuererklärung, Versicherungswechsel, Vorsorgeberatung, Zuzug), Aufgaben mit Fristen und Notizen. Interne Notizen und Prüfvermerke sind im Portal nicht sichtbar, gehören aber zu Ihren Personendaten und sind vom Auskunftsrecht erfasst, soweit nicht gesetzliche Ausnahmen (Art. 26 DSG) greifen. Jede Zuweisung an eine Beraterin oder einen Berater wird mit Zeitpunkt und Begründung festgehalten.

Ihre Beraterin oder Ihr Berater sieht nur die Kundinnen und Kunden, die ihr oder ihm zugewiesen sind oder für die eine Stellvertretung besteht. Teamleitungen sehen zusätzlich die Kundinnen und Kunden ihres Teams. Nur die Administration hat Zugriff auf alle Dossiers.

Zweck: Erbringung der Beratungsleistung, Organisation und Qualitätssicherung. Rechtsgrundlage: Vertrag. Aufbewahrung: wie Kundenprofil (Abschnitt 4.4).

4.6 Dokumente

Im Kundenportal können Sie Unterlagen hochladen, zum Beispiel Lohnausweise, Steuerunterlagen, Versicherungspolicen, Aufenthaltsbewilligungen, Bank- und Vertragsunterlagen. Zu jedem Dokument speichern wir Kategorie, Anzeigename, Dateityp, Grösse, Zeitpunkt, Status und allfällige Bemerkungen oder Rückfragen.

Besonders schützenswerte Daten: Versicherungsunterlagen, insbesondere der Krankenversicherung, können Angaben über Ihre Gesundheit enthalten. Solche Unterlagen bearbeiten wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die wir vor dem ersten Upload einholen, und nur, soweit es für Ihre Beratung erforderlich ist. Sie entscheiden selbst, welche Unterlagen Sie hochladen. Laden Sie bitte keine Unterlagen Dritter hoch, ohne dass diese damit einverstanden sind.

Sicherheit: Dokumente werden verschlüsselt übertragen und in einem nicht öffentlichen Speicher abgelegt. Der Zugriff erfolgt über zeitlich befristete, personengebundene Links; jeder Abruf eines Dokuments durch Mitarbeitende wird protokolliert (Abschnitt 4.10). Dateinamen und Dokumentinhalte erscheinen nicht in E-Mails oder Benachrichtigungen.

Aufbewahrung: Dokumente, die Sie selbst im Portal löschen, werden umgehend entfernt (aus Sicherungskopien innert rund 6 Monaten, Abschnitt 4.11), soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Im Übrigen gilt die Frist des Kundendossiers (Abschnitt 4.4).

4.7 Versicherungsübersicht

Sie können Ihre bestehenden Versicherungen im Portal erfassen oder durch uns erfassen lassen: Kategorie (zum Beispiel Krankenkasse, Zusatzversicherung, Hausrat, Haftpflicht, Leben, Vorsorge), Versicherer, Produkt, Policennummer, Prämien, Laufzeit, Kündigungsfrist, Franchise, Deckung und Bemerkungen. Angaben zum Krankenkassenmodell und zu Zusatzversicherungen können Rückschlüsse auf Ihre Gesundheit zulassen und werden deshalb wie besonders schützenswerte Daten behandelt (ausdrückliche Einwilligung, Abschnitt 4.6).

Zweck: Übersicht, Vergleich und Optimierung Ihres Versicherungsschutzes im Rahmen der Beratung. Aufbewahrung: wie Kundendossier.

4.8 Nachrichten zwischen Ihnen und Ihrer Beraterin oder Ihrem Berater

Im Portal können Sie Ihrer Beraterin oder Ihrem Berater Nachrichten schreiben und Anhänge mitsenden. Nachrichten werden Ihrer Beraterin oder Ihrem Berater, bei Abwesenheit der Stellvertretung, zugestellt; die Administration kann bei Bedarf mitlesen (zum Beispiel bei Abwesenheit oder zur Qualitätssicherung). Nachrichten werden unverändert gespeichert, damit der Verlauf nachvollziehbar bleibt. Es ist kein KI-Assistent im Einsatz; Ihre Nachrichten werden nicht an Anbieter von künstlicher Intelligenz übermittelt. Bitte verwenden Sie für Gesundheitsangaben die Dokumentfunktion oder das persönliche Gespräch, soweit möglich.

Zweck: Kommunikation im Beratungsverhältnis. Aufbewahrung: wie Kundendossier.

4.9 Benachrichtigungen und E-Mails

Das Portal informiert Sie und unsere Mitarbeitenden über Ereignisse, zum Beispiel über eine neue Nachricht, eine Rückfrage zu einem Dokument, die Zuweisung einer Beraterin oder eines Beraters oder eine Erinnerung an offene Punkte. Benachrichtigungen enthalten keine Inhalte und keine Namen, sondern nur die Art des Ereignisses, Ihre Kundennummer und einen Link ins Portal. E-Mails versenden wir über [Vor der Veröffentlichung zu ergänzen: Name, Firma und Land des E-Mail-Versanddienstes (Vorschlag: Infomaniak Network SA, Schweiz)]; dieser Dienst erhält Ihre E-Mail-Adresse und den Nachrichteninhalt (Kundennummer, Ereignistyp, Link).

Zweck: Betrieb des Portals, Information über den Stand Ihrer Anliegen, Fristenkontrolle. Aufbewahrung: gelesene Benachrichtigungen 90 Tage, ungelesene höchstens 12 Monate; versendete E-Mails werden im System nur mit Zustellstatus geführt.

4.10 Protokollierung (Sicherheits- und Nachweisprotokolle)

Zur Sicherheit Ihrer Daten und zur Nachvollziehbarkeit protokollieren wir, wer wann welche Änderung an Ihren Daten vorgenommen hat (zum Beispiel Anlage, Änderung, Zuweisung, Archivierung) und wann Mitarbeitende Ihr Dossier, Ihre Dokumente oder Ihre Nachrichten eingesehen haben. Das Protokoll enthält den Zeitpunkt, die handelnde Person, die Art des Vorgangs und die betroffenen Datensätze, aber keine Inhalte (keine Namen, Adressen, Beträge oder Texte). Das Protokoll kann nachträglich nicht verändert oder gelöscht werden und ist nur der Administration zugänglich. Ihr eigener Zugriff auf Ihre eigenen Daten wird nicht protokolliert.

Rechtsgrundlage: gesetzliche Pflicht zur Protokollierung bei besonders schützenswerten Daten (Art. 4 DSV) und unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit. Aufbewahrung: mindestens 12 Monate, [Vor der Veröffentlichung zu ergänzen: Aufbewahrungsdauer der Protokolle über 12 Monate hinaus (Vorschlag: 24 Monate)].

4.11 Sicherungskopien (Backups)

Von der gesamten Datenbank und allen Dokumenten erstellen wir mehrmals täglich Sicherungskopien. Die Sicherungen werden bereits vor der Übertragung verschlüsselt und bei einem Speicheranbieter in den Niederlanden abgelegt (Abschnitt 7); der Speicheranbieter kann die Inhalte nicht lesen. Sicherungen werden gestaffelt aufbewahrt und spätestens nach rund 6 Monaten überschrieben. Gelöschte Daten können deshalb bis zu rund 6 Monate in Sicherungskopien verbleiben; sie werden dort nicht aktiv bearbeitet und nur für eine Wiederherstellung im Notfall verwendet. Die Wiederherstellbarkeit wird regelmässig automatisch geprüft.

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Verfügbarkeit und Integrität der Daten; gesetzliche Pflicht zur Datensicherheit (Art. 8 DSG).

4.12 Einwilligungen

Ihre Einwilligungen (zum Beispiel zur Bearbeitung besonders schützenswerter Daten, zur Kontaktaufnahme, zur Weitergabe an Versicherer oder Partner) speichern wir mit Art, Zeitpunkt, Fassung des zugrunde liegenden Textes und Kanal (Portal, Beratungsgespräch). Ein Widerruf wird als eigener Eintrag festgehalten; der ursprüngliche Eintrag bleibt als Nachweis erhalten.

Zweck: Nachweis der Einwilligung (Rechenschaftspflicht). Aufbewahrung: wie Kundendossier.

4.13 Datenübernahme aus der bisherigen Plattform

Bestehende Kundinnen und Kunden, deren Dossiers auf unserer bisherigen Plattform geführt wurden, werden einmalig in das neue System übernommen. Dabei übernehmen wir nur Daten echter Kundinnen und Kunden und nur die Felder, die weiterhin benötigt werden; nicht mehr benötigte Angaben werden nicht übernommen. Nach der Übernahme werden die Daten auf der bisherigen Plattform gelöscht und die Löschung vom bisherigen Anbieter schriftlich bestätigt. [Vor der Veröffentlichung zu ergänzen: Datum der Übernahme und der Löschbestätigung]

4.14 Mitarbeitende und Bewerbende

Angaben zu unseren Mitarbeitenden (Name, Geschäftskontakt, Funktion, Team, Qualifikationen, Erreichbarkeit) bearbeiten wir zur Organisation der Beratung und zeigen Ihnen davon nur die Angaben Ihrer zuständigen Beraterin oder Ihres zuständigen Beraters (Name, Funktion, Geschäftskontakt, Spezialisierungen, Sprachen, allfälliges Foto). Interne Personaldaten sind nur der Administration und der betroffenen Person zugänglich.

4.15 Mobile App und Push-Mitteilungen

Das Kundenportal können Sie auch mit unserer App für iPhone (iOS) und Android nutzen. Die App ist nur für Kundinnen und Kunden bestimmt und ein weiterer Zugang zum selben Kundenportal: Sie zeigt dieselben Daten, die auf denselben Servern liegen (Abschnitt 8), und es gelten dieselben Bearbeitungen wie in den Abschnitten 4.3 bis 4.12. Zusätzlich bearbeiten wir in der App folgende Angaben:

• Gerät und App: Plattform (iOS oder Android), App-Version und eine zufällige Installations-ID, die nur dazu dient, Ihre Geräte voneinander zu unterscheiden.
• Push-Token: eine Kennung, die Apple bzw. Google für die App auf Ihrem Gerät vergibt und die für die Zustellung von Push-Mitteilungen nötig ist (nur wenn Sie Push-Mitteilungen erlauben).
• Auf Ihrem Gerät: Ihre Anmeldung (Sitzungs-Token) verschlüsselt im geschützten Speicher des Betriebssystems (iOS-Schlüsselbund bzw. Android Keystore), Ihre Spracheinstellung und die Einstellung der App-Sperre. Beim Abmelden werden die Anmeldedaten vom Gerät entfernt.

App-Berechtigungen: Die App fragt eine Berechtigung erst an, wenn Sie die entsprechende Funktion verwenden. Sie können jede Berechtigung jederzeit in den Einstellungen Ihres Geräts widerrufen.

• Kamera und Fotos: nur, wenn Sie ein Dokument fotografieren oder aus Ihren Fotos hochladen. Übertragen werden nur die Bilder, die Sie auswählen; für sie gilt Abschnitt 4.6.
• Face ID, Touch ID oder Fingerabdruck: optional für die App-Sperre. Die Prüfung erfolgt ausschliesslich durch das Betriebssystem auf Ihrem Gerät; wir und unsere Dienstleister erhalten keine biometrischen Daten.
• Mitteilungen: nur mit Ihrer Zustimmung (siehe unten).

Kein Tracking: Die App enthält keine Werbe-, Tracking- oder Analysewerkzeuge Dritter, verwendet keine Werbe-ID und verfolgt Sie nicht über andere Apps oder Websites.

Push-Mitteilungen: Push-Mitteilungen erhalten Sie nur, wenn Sie zustimmen. Die App erklärt Ihnen zuerst, wofür sie Mitteilungen verwendet; danach fragt Ihr Gerät um Erlaubnis. Push-Mitteilungen enthalten nur allgemeine Hinweise wie «Neue Nachricht von Ihrer Beratung», einen Link auf die betreffende Stelle in der App und die Anzahl ungelesener Mitteilungen. Sie enthalten keine Namen, Beträge, Dateinamen oder Nachrichteninhalte, weil sie auf dem Sperrbildschirm sichtbar sein können. Die Inhalte sehen Sie erst nach der Anmeldung in der App.

Für die Zustellung übermittelt unser Server die Mitteilung an den Push-Dienst von Expo (650 Industries, Inc., USA). Expo leitet sie an den Zustelldienst des Betriebssystems weiter: Apple Push Notification service (Apple Inc., USA) für iPhones bzw. Firebase Cloud Messaging (Google LLC, USA) für Android-Geräte. Diese Dienste erhalten den Push-Token, die Plattform, den allgemeinen Titel und Text, den Link, die Anzahl ungelesener Mitteilungen und den Zeitpunkt, aber keine Angaben aus Ihrem Kundendossier. Expo speichert den Inhalt einer Mitteilung nicht dauerhaft und löscht Zustellbelege nach 24 Stunden. Apple und Google bearbeiten bei der Zustellung zudem technische Verbindungsdaten Ihres Geräts.

Abschalten: Sie können Push-Mitteilungen jederzeit in den Einstellungen der App oder in den Einstellungen Ihres Geräts abschalten. Schalten Sie sie in der App ab oder melden Sie sich ab, löschen wir den Push-Token dieses Geräts auf unserem Server.

Zweck: Zugang zum Kundenportal auf dem Mobiltelefon; Hinweis auf neue Ereignisse in Ihrem Dossier. Rechtsgrundlage: für die App der Vertrag; für Push-Mitteilungen Ihre Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können (Abschnitt 3). Aufbewahrung: Push-Token bis zur Abmeldung, bis zum Abschalten der Mitteilungen oder bis zur Löschung des Kontos; Token eines Geräts, das 180 Tage nicht verwendet wurde, löschen wir automatisch; Token, die Apple oder Google als ungültig melden (zum Beispiel nach dem Löschen der App), verwenden wir nicht mehr und löschen sie nach 30 Tagen. Zu versendende Mitteilungen (Ausgang) mit Zustellstatus: 14 Tage.

Bekanntgabe in die USA: Expo und Google LLC sind nach dem Swiss-U.S. und dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Stand 10.10.2026). Für so zertifizierte Unternehmen hat der Bundesrat einen angemessenen Datenschutz festgestellt (Art. 16 Abs. 1 DSG, Anhang 1 DSV). Expo hat in seinen Nutzungsbedingungen zudem die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission vereinbart. Apple Inc. ist nicht nach dem Data Privacy Framework zertifiziert. [Vor der Veröffentlichung zu ergänzen: Garantie für die Übermittlung an Apple (Apple Push Notification service) – Apple ist nicht nach dem Data Privacy Framework zertifiziert; Standardvertragsklauseln oder Ausnahme nach Art. 17 DSG juristisch prüfen]

Herunterladen der App: Sie erhalten die App über den App Store von Apple oder über Google Play. Beim Herunterladen bearbeiten diese Anbieter Daten wie Ihr Store-Konto, Ihr Gerät und den Zeitpunkt des Downloads in eigener Verantwortung nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen; darauf haben wir keinen Einfluss. Von den Store-Betreibern erhalten wir nur zusammengefasste Statistiken (zum Beispiel die Anzahl Downloads) und, sofern Sie dies in den Einstellungen Ihres Geräts erlaubt haben, Absturzberichte ohne Angaben zu Ihrer Person.

Ihre Rechte: Es gilt Abschnitt 11. Die Löschung Ihrer Daten können Sie auch in der App im Profil beantragen. Wenn Sie die App löschen, werden die auf dem Gerät gespeicherten Angaben entfernt.

5. Keine Bearbeitung durch künstliche Intelligenz

Wir setzen in der Beratung, im Kundenportal und im CRM keinen KI-Dienst ein. Ihre Angaben, Dokumente und Nachrichten werden nicht an Anbieter von künstlicher Intelligenz übermittelt. Sollten wir künftig einen KI-gestützten Dienst einführen, informieren wir Sie vorgängig in dieser Erklärung und holen, soweit erforderlich, Ihre Einwilligung ein.

6. Cookies und lokaler Speicher

Unsere Website setzt keine Cookies. Das Kundenportal verwendet den lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage) ausschliesslich für technisch notwendige Zwecke: die Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung (Sitzungs-Token) und Ihre Spracheinstellung. Diese Angaben verbleiben in Ihrem Browser, werden nicht für Tracking verwendet und werden beim Abmelden bzw. durch Löschen der Browserdaten entfernt. Ein Einverständnis-Banner ist deshalb nicht erforderlich. Die App speichert auf Ihrem Gerät nur technisch notwendige Angaben: Ihre Anmeldung verschlüsselt im geschützten Speicher des Betriebssystems, Ihre Spracheinstellung, die Einstellung der App-Sperre und die Installations-ID (Abschnitt 4.15).

7. Empfänger und Auftragsbearbeiter

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die ihn für ihre Aufgabe benötigen (Abschnitt 4.5). Für den Betrieb der Plattform ziehen wir Dienstleister bei, die Personendaten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen bearbeiten (Auftragsbearbeiter, Art. 9 DSG / Art. 28 DSGVO). Mit ihnen bestehen Verträge zur Auftragsbearbeitung.

Für die App und Push-Mitteilungen (Abschnitt 4.15) ziehen wir zusätzlich bei:

Apple und Google betreiben die Zustelldienste ihrer Betriebssysteme, über die jede Push-Mitteilung läuft. Als Betreiber des App Store bzw. von Google Play sind sie für das Herunterladen der App selbst verantwortlich (Abschnitt 4.15).

Weitere Empfänger: Im Rahmen Ihrer Beratung geben wir Ihre Daten nur mit Ihrer Einwilligung oder auf Ihre Anweisung an Dritte weiter, zum Beispiel an Versicherungsgesellschaften für Offerten und Anträge, an Steuerbehörden für die Einreichung Ihrer Steuererklärung oder an [Vor der Veröffentlichung zu ergänzen: weitere Dienstleister, die Kundendaten erhalten (z. B. Partner für Steuerberatung, Buchhaltung, Telefonie) gemäss Fragebogen D]. Diese Empfänger sind für ihre eigene Bearbeitung selbst verantwortlich. An Behörden oder Gerichte geben wir Daten nur bekannt, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.

Technische Dienste ohne Zugriff auf Personendaten: Cloudflare, Inc. (Namensauflösung der Domains), Let's Encrypt (Ausstellung von TLS-Zertifikaten für unsere Domainnamen).

8. Bekanntgabe ins Ausland

Ihre Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert und bearbeitet; verschlüsselte Sicherungskopien liegen in den Niederlanden. Beide Staaten verfügen über einen angemessenen Datenschutz im Sinne von Art. 16 Abs. 1 DSG (Anhang 1 DSV). Eine Speicherung in der Schweiz findet derzeit nicht statt.

Daten in die USA bekanntgegeben werden nur für Push-Mitteilungen der App an Expo, Apple und Google (Abschnitt 4.15) sowie in den gekennzeichneten optionalen Fällen (Login mit Google, Spamschutz Cloudflare Turnstile), jeweils nur gestützt auf das Data Privacy Framework oder andere geeignete Garantien, die wir in Abschnitt 4 angeben. Push-Mitteilungen enthalten keine Angaben aus Ihrem Kundendossier. Unser Betriebsdienstleister Infinity Media hat seinen Sitz in der Schweiz.

9. Aufbewahrung und Löschung

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

Wird ein Beratungsverhältnis beendet, wird Ihr Dossier archiviert. Sie behalten bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist Lesezugriff auf Ihre eigenen Daten im Portal, können aber keine Änderungen mehr vornehmen; unsere Beraterinnen und Berater haben auf archivierte Dossiers keinen Zugriff mehr. Nach Ablauf der Frist werden die Daten gelöscht.

10. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten mit technischen und organisatorischen Massnahmen, die dem Risiko angemessen sind, unter anderem:

• verschlüsselte Übertragung aller Daten (TLS) zwischen Ihrem Gerät und unseren Systemen,
• Zugriffsregeln direkt in der Datenbank nach dem Prinzip «standardmässig kein Zugriff»: jede Zeile ist nur für die Personen sichtbar, die sie für ihre Aufgabe benötigen; die Regeln werden mit über 1'000 automatisierten Tests geprüft,
• Trennung interner Notizen und Personaldaten von den Daten, die Sie im Portal sehen,
• Protokollierung von Änderungen und Lesezugriffen der Mitarbeitenden, nachträglich nicht veränderbar (Abschnitt 4.10),
• Verwaltungszugänge zur Datenbank sind nicht öffentlich erreichbar und nur über gesicherte Verbindungen für den Betrieb nutzbar,
• mehrmals täglich clientseitig verschlüsselte Sicherungskopien mit wöchentlichem automatischem Wiederherstellungstest,
• Datenminimierung: Benachrichtigungen und E-Mails enthalten keine Namen, Dateinamen oder Inhalte; nicht benötigte Felder werden nicht erhoben,
• App: Anmeldung verschlüsselt im geschützten Speicher des Geräts, optionale App-Sperre mit Face ID oder Fingerabdruck, Push-Mitteilungen ohne Personendaten; beim Abmelden werden Anmeldung und Push-Token entfernt,
• Passwörter werden nur als Hash gespeichert; Konten werden erst nach Bestätigung der E-Mail-Adresse aktiviert; deaktivierte Konten verlieren sofort jeden Zugriff,
• vertragliche Verpflichtung unserer Mitarbeitenden und Dienstleister zur Vertraulichkeit; Schulung der Beraterinnen und Berater im Umgang mit sensiblen Angaben.

Trotz aller Massnahmen kann keine Datenübertragung über das Internet vollständig vor Zugriffen Dritter geschützt werden. Bitte schützen Sie Ihr Passwort und melden Sie sich nach der Nutzung ab, insbesondere auf gemeinsam genutzten Geräten. Wir werden Sie und, soweit erforderlich, die Aufsichtsbehörde informieren, wenn eine Verletzung der Datensicherheit voraussichtlich zu einem hohen Risiko für Sie führt (Art. 24 DSG, Art. 33 und 34 DSGVO).

11. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 25 DSG, Art. 15 DSGVO): Sie können erfahren, ob und welche Personendaten wir über Sie bearbeiten, zu welchem Zweck, wie lange, woher sie stammen und an wen wir sie bekanntgeben.
• Berichtigung (Art. 32 DSG, Art. 16 DSGVO): Sie können unrichtige Angaben berichtigen lassen; Ihre Profilangaben können Sie im Portal selbst anpassen.
• Löschung (Art. 32 DSG, Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Dokumente können Sie im Portal selbst löschen.
• Herausgabe und Übertragung (Art. 28 DSG, Art. 20 DSGVO): Sie können die Daten, die Sie uns bekanntgegeben haben, in einem gängigen elektronischen Format erhalten oder an eine andere Stelle übertragen lassen.
• Widerruf von Einwilligungen: jederzeit mit Wirkung für die Zukunft; die Rechtmässigkeit der bisherigen Bearbeitung bleibt unberührt.
• Widerspruch und Einschränkung (Art. 30 Abs. 2 lit. b DSG, Art. 18 und 21 DSGVO): Sie können einer Bearbeitung widersprechen oder deren Einschränkung verlangen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an [Vor der Veröffentlichung zu ergänzen: E-Mail-Adresse für Datenschutzanfragen]. Sofern verfügbar, können Sie Datenexport und Löschantrag auch direkt im Kundenportal unter «Meine Daten» auslösen. Zum Schutz Ihrer Daten müssen wir Ihre Identität prüfen und können dazu weitere Angaben verlangen. Wir antworten in der Regel innert 30 Tagen; die Ausübung Ihrer Rechte ist grundsätzlich kostenlos.

Beschwerde: Sie können sich jederzeit an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, www.edoeb.admin.ch, wenden. Haben Sie Ihren Wohnsitz in einem Mitgliedstaat der EU, können Sie sich zudem bei der Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzstaates beschweren.

12. Keine automatisierten Einzelentscheidungen

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschliesslich auf einer automatisierten Bearbeitung beruhen und für Sie mit rechtlichen Folgen oder erheblichen Nachteilen verbunden wären (Art. 21 DSG, Art. 22 DSGVO). Empfehlungen und Entscheidungen zu Ihrer Beratung treffen unsere Beraterinnen und Berater persönlich. Erinnerungen und Fristenhinweise im Portal werden zwar automatisch erzeugt, haben aber keine rechtlichen Folgen für Sie.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Bearbeitungen oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Massgebend ist die jeweils im Portal und auf der Website veröffentlichte Fassung. Jede Fassung trägt ein Versionsdatum; Einwilligungen, die Sie erteilen, beziehen sich auf die zu diesem Zeitpunkt gültige Fassung und werden mit deren Versionsdatum festgehalten. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir angemeldete Kundinnen und Kunden im Portal.